Padang – Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) Universitas Andalas menggelar Workshop Pengelolaan Arsip pada Selasa, 19 Agustus 2025 di Ruang Sidang Lt. 2 Dekanat FMIPA. Kegiatan yang berlangsung sejak pukul 08.30 WIB hingga 12.30 WIB ini mengusung tema “Mewujudkan Tata Kelola Arsip yang Tertib, Efisien, dan Aman”, dengan nara sumber Ibu Yusmaini, A. Md, Arsiparis penyelia, Kasi. Adinistrasi umum FISIP, Universitas Andalas.
Acara dihadiri oleh pimpinan fakultas, di antaranya Dekan FMIPA Prof. Mai Efdi, Wakil Dekan II Dr. Mairawita, M.Si, Manajer Pendidikan, Kemahasiswaan, Penelitian, dan Pengabdian kepada Masyarakat, Manajer SDM, Teknologi Informasi, Kerja Sama & Hubungan Alumni, Kepala Kantor, Kepala Seksi Administrasi Umum, Kepala Seksi Keuangan & Aset, serta tenaga kependidikan FMIPA Unand. Workshop dibuka secara resmi melalui sambutan Dekan FMIPA, Prof. Mai Efdi, yang menekankan pentingnya kearsipan sebagai salah satu penopang tata kelola administrasi yang profesional sekaligus bukti autentik dari setiap kegiatan.
Rangkaian materi dimulai dengan paparan mengenai konsep dasar pengelolaan arsip yang membahas pengertian arsip, jenis-jenisnya (aktif, inaktif, dan statis), serta peraturan kearsipan dan urgensi pengelolaan arsip. Dilanjutkan dengan materi kedua terkait prosedur penataan arsip fisik dan digital, yang menekankan langkah-langkah penataan arsip manual maupun berbasis sistem digital, termasuk pemberian kode, label, dan indeks.
Materi berikutnya membahas sistem klasifikasi dan retensi arsip yang mencakup penjelasan tabel retensi, pemusnahan arsip, serta pemindahan arsip inaktif. Selanjutnya, peserta mendapat pengetahuan tentang digitalisasi dan keamanan data, meliputi teknik scanning, penyimpanan berbasis cloud, backup data, hingga pengaturan hak akses.
Selain penyampaian materi, workshop juga menghadirkan sesi simulasi pengelolaan arsip berupa praktik langsung membuat klasifikasi arsip, input data ke aplikasi, hingga pencarian arsip. Kegiatan kemudian ditutup dengan pembahasan mengenai monitoring dan evaluasi pengelolaan arsip yang menekankan indikator keberhasilan, audit arsip, serta penyusunan laporan kearsipan.
Sebagai penutup, acara diakhiri dengan sesi foto bersama serta pembagian sertifikat kepada seluruh peserta. Melalui kegiatan ini, diharapkan pengelolaan arsip di lingkungan FMIPA UNAND dapat berjalan lebih tertib, efisien, dan aman sesuai dengan standar kearsipan yang berlaku.
